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Sorveglianza dell'approvazione

La durata del Certificato di Approvazione secondo la Parte 147 è illimitata.

Successivamente al rilascio della approvazione, l'impresa ha l'obbligo di assicurare attraverso il rispetto delle procedure approvate e del tempestivo aggiornamento delle stesse in relazione al mutare del quadro normativo di riferimento, e delle nuove esigenze operative (con l'ottenimento delle appropriate approvazioni) nonché sulla base dei risultati della valutazione dell'esperienza accumulata in servizio, la continua rispondenza ai requisiti normativi applicabili e di adottare gli opportuni provvedimenti e azioni correttive nei casi in cui la suddetta analisi ne dimostri la necessità.

Per il primo dei succitati aspetti, in occasione della pubblicazione di qualsiasi emendamento alla Parte 147, l'impresa è tenuta ad analizzarne i contenuti, identificarne gli impatti sulla propria organizzazione, determinare gli interventi necessari al fine di garantire la continua rispondenza della propria organizzazione alla Parte 147 e predisporre e attuare il relativo piano di implementazione. Tale attività dovrà essere completata dall'impresa entro i termini di implementazione stabiliti nel provvedimento di adozione della variazione regolamentare.

Le evidenze di tale attività (compliance check list, piano dettagliato di implementazione degli interventi identificati, domande di approvazione, notifiche ai sensi del 147.A.150, ecc.) saranno fornite ad ENAC con tempestività e secondo le previste modalità al fine di consentire nei tempi prescritti l'esecuzione dei necessari accertamenti ed il rilascio delle opportune approvazioni in relazione agli interventi da attuare. Il su richiamato processo deve essere opportunamente documentato nelle procedure di impresa.

Per garantire il mantenimento della validità del Certificato di Approvazione, ENAC effettua una riverifica completa dell'impresa e delle procedure da essa utilizzate almeno una volta ogni 24 mesi rispetto a tutti i requisiti normativi applicabili (rif 147.B.120). L'ENAC effettua tali verifiche sulla base di un piano di sorveglianza, predisposto in accordo al Programma Nazionale di Sorveglianza delle Imprese Certificate, che viene notificato preventivamente all'organizzazione dalla Direzione/Ufficio Operazioni dell'ENAC competente per territorio. Esso è definito in sede di rilascio ed è costituito da un certo numero di verifiche ispettive (audit e ispezioni), pianificati (ordinari) e non (straordinari), in funzione delle dimensioni e delle capacità produttive dell'impresa, degli eventuali subfornitori utilizzati, dell'esperienza maturata nella sorveglianza su imprese similari e delle approvazioni possedute al fine di accertare che l‟impresa sia in grado di garantire la continua rispondenza a tutti i requisiti normativi applicabili e al rispetto delle procedure approvate.

Tale piano si basa sull'effettuazione, in modo sistematico, (a volte anche senza preavviso o con preavviso minimo):
1. sull'organizzazione le infrastrutture, e le attrezzature di supporto,
2. sulla qualificazione e addestramento del personale,
3. sulle procedure,
4. sui processi,
5. sulla documentazione tecnica,
6. sulle registrazioni,
7. sulle organizzazioni che operano sotto il sistema di qualità e(o il controllo dell'impresa,
8. sui corsi e sugli esami effettuati sulle sedi del certificato e non,
9. sui privilegi, oggetto dell'approvazione.

Il team nel periodo di sorveglianza:

  • verifica la rispondenza del sistema qualità aziendale o dei processi organizzativi ai requisiti applicabili,
  • verifica che l'organizzazione dell'impresa operi in conformità al manuale approvato/accettato,
  • verifica l'efficacia delle procedure descritte nel manuale d'impresa,
  • monitorizza, tramite audit a campione, lo standard dei corsi erogati e delle sessioni di esami teorici e valutazione pratiche presso le sedi stabili dell'impresa, al di fuori di esse, e presso i subfornitori (rif. AMC 147.B.120(a)),
  • monitorizza la gestione da parte dell'impresa, nel corso del biennio di mantenimento, delle "indirect approvals" se tale prerogativa è prevista nelle procedure del manuale dell'impresa (ad es. per le variazioni del manuale, ecc.)
  • verifica l'efficacia del sistema per la qualità dell'impresa, e
  • gli standard attuativi delle procedure approvate, attraverso audit a campione sui processi, prodotti e i privilegi inclusi nella Specifica delle Approvazioni.

Quando necessario sono effettuati degli audit non pianificati, per investigare, ad esempio:

  • le cause all'origine dei rilievi ricorrenti, la cui non conformità può determinare, se non tempestivamente corretta, delle situazioni di non rispondenza,
  • le segnalazioni di possibili non conformità o irregolarità nell'erogazione di corsi e nella conduzione delle sessioni di esami teorici e valutazione pratiche presso le sedi stabili dell'impresa, al di fuori di esse, e presso i subfornitori,
  • le segnalazioni pervenute da altri team di certificazione le cui risultanze possono identificare non conformità a carico dell'impresa o dall'Agenzia o da altre Autorità di Stati membri / associati o terzi,
  • le modifiche variazioni significative alla portata delle abilitazioni, o all'organizzazione.

Fermo restando l'obbligo, al momento, di condurre comunque, ogni 24 mesi, una verifica complessiva dell'impresa rispetto a tutti i requisiti applicabili, la frequenza con cui l'impresa è sottoposta a sorveglianza può essere modulata da Enac sulla base di una sistematica valutazione del profilo di rischio specifico per l'impresa determinato valutando sia il livello di rispondenza alla normativa dimostrato dall'impresa nei precedenti periodi di sorveglianza che dalla valutazione dei rischi associati alle specificità operative e organizzative dell'impresa in questione.

Il piano di sorveglianza quindi è periodicamente rivalutato, dal TL di concerto con i TM, in corrispondenza dell'avvio di ogni biennio di sorveglianza, e mantenuto costantemente aggiornato sulla base delle:

  • modifiche significative, eventualmente intervenute nell'approvazione dell'impresa (ad. es. variazione delle abilitazioni, nuovi stabilimenti, nuovi prodotti, nuovi privilegi);
  • novità / modifiche regolamentari che possono avere ricadute sui requisiti applicabili;
  • risultanze dell'analisi sull'esperienza in servizio e delle segnalazioni inconvenienti (ad es. customer claims, occurrence reporting system esterno ed interno, visite di standardizzazione, ecc.);
  • iniziative speciali (safety initiatives) derivanti dallo State Safety Programme.

I risultati degli Audit e la loro gestione

Comunicazione dei risultati degli Audit

Tutte le non conformità emerse, con la loro classificazione preliminare, saranno presentati all'impresa nel corso della riunione finale a conclusione dell'audit. Il personale dell'impresa che ha partecipato all'audit potrà fornire tutti i chiarimenti che riterrà necessari. I rilievi saranno trasmessi formalmente dal team leader all'impresa, entro le tempistiche previste per i rilievi di livello 1 e 2 nella sezione A e B della Parte 147 (rif. 147.A.160 / 147.B.130 e relative AMC).

Azioni dell'impresa

L'impresa deve analizzare tutte le non conformità notificate da Enac, identificarne la causa ultima e, infine determinare l'appropriato piano di azioni correttive da proporre all'approvazione di Enac. Il responsabile Enac dell'audit ne valuta i contenuti e, se soddisfatto, notifica l'approvazione del suddetto piano all'impresa. Quest'ultima lo adotta nei termini e nei modi concordati. In presenza di comprovate esigenze e di un credibile nuovo piano di implementazione predisposto dall'impresa, Enac può valutare e accordare, di norma una sola volta, una modifica dei termini di attuazione di una o più azioni correttive.

Verifica delle azioni correttive

La corretta attuazione del piano delle azioni correttive e l'efficacia delle stesse, è oggetto di monitoraggio da parte del responsabile Enac dell'audit. Sono effettuate verifiche di follow up nei casi in cui il responsabile Enac dell'audit lo ritiene necessario, per poter confermare l'effettiva chiusura / efficacia del rilievo.

La chiusura del rilievo può avere luogo da parte di Enac solo dopo che l'impresa ha fornito adeguata evidenza oggettiva dell'effettiva attuazione delle azioni correttive nei tempi concordati.

In caso di non osservanza di quanto sopra da parte dell'impresa o di oggettiva impossibilità di raggiungere un accordo tra Enac e l'impresa sul contenuto e sulle modalità di attuazione di un congruo piano di azioni correttive, Enac adotta i provvedimenti richiesti dalla Parte 147 in accordo a quanto descritto rispetto a sospensione, limitazione e revoca dell'approvazione Parte 147.

Mantenimento dell'approvazione

Una volta che l'ispettore professionista incaricato dalla Direzione/Ufficio Operazioni dell'Enac competente per territorio ha completato in modo soddisfacente il programma di sorveglianza, stabilito per l'impresa nel biennio, esso emette, ogni 24 mesi dalla data del rilascio, un rapporto di raccomandazione per il mantenimento della validità dell'approvazione.


Pagina aggiornata al 7 settembre 2017

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