AVVERTENZA: Per le attività di sorveglianza durante il periodo di attuazione del sistema di gestione della sicurezza (SMS) nelle organizzazioni (AMO-145) già in possesso di un certificato rilasciato in accordo alla “Vecchia Parte 145“, fare riferimento alle apposite indicazioni fornite nella sezione Gestione delle modifiche e sorveglianza corrente durante la fase di transizione da parte dell'ENAC della pagina “Regolamento (UE) 2021/1963 – processo di transizione per l’attuazione del sistema di gestione della
sicurezza (SMS) nelle organizzazioni AMO-145”

La durata del Certificato di Approvazione a Parte 145 è illimitata e resta valido fintantoché non è restituito, sospeso o revocato (incluse le circostanze che si determinano nel momento in cui l’organizzazione non riesce a dimostrare l’attuazione modifiche introdotte del nuovo regolamento (UE) 2021 /1963, con particolare riguardo all’introduzione dell’SMS nella sua organizzazione (rif. “Regolamento (UE) 2021/1963 – processo di transizione per l’attuazione del sistema di gestione della sicurezza (SMS) nelle organizzazioni AMO-145”

Ciò premesso, successivamente al rilascio della approvazione, l'impresa ha l'obbligo di assicurare attraverso il rispetto delle procedure approvate e del tempestivo aggiornamento delle stesse in relazione al mutare del quadro normativo di riferimento, e delle nuove esigenze operative (con l'ottenimento delle appropriate approvazioni) nonché sulla base dei risultati della valutazione dell'esperienza accumulata in servizio, la continua rispondenza ai requisiti normativi applicabili e di adottare gli opportuni provvedimenti e azioni correttive nei casi in cui la suddetta analisi ne dimostri la necessità.

Per il primo dei succitati aspetti, in occasione della pubblicazione di qualsiasi emendamento alla Parte 145, e ai requisiti applicabili della Parte M o della Parte ML, l'impresa è tenuta ad analizzarne i contenuti, identificarne gli impatti sulla propria organizzazione, determinare gli interventi necessari al fine di garantire la continua rispondenza della propria organizzazione alla ai suddetti requisiti regolamentari e predisporre ed attuare il relativo piano di implementazione. Tale attività dovrà essere completata dall'impresa entro i termini di implementazione stabiliti nel provvedimento di adozione della variazione regolamentare.

Le evidenze di tale attività (compliance check list, piano dettagliato di implementazione degli interventi identificati, risk assessment (a partire dal 2 dicembre 2022 per le organizzazioni che hanno dato attuazione al SMS) effettuato nel caso in cui siano richieste modifiche che richiedono l’approvazione preventiva da parte di ENAC, domande di approvazione, notifiche ai sensi del 145.A.85, ecc.) saranno fornite ad ENAC con tempestività e secondo le previste modalità al fine di consentire, nei tempi prescritti, l'esecuzione dei necessari accertamenti ed il rilascio delle opportune approvazioni in relazione agli interventi da attuare. Il su richiamato processo deve essere opportunamente documentato nelle procedure di impresa.

Per garantire il mantenimento della validità del Certificato di Approvazione, ENAC effettua una riverifica completa dell'impresa e delle procedure da essa utilizzate almeno una volta ogni 24 mesi rispetto a tutti i requisiti normativi applicabili.

L'ENAC effettua tali verifiche sulla base di un piano di sorveglianza, predisposto in accordo al Programma Nazionale di Sorveglianza delle Imprese Certificate, che viene notificato preventivamente all'organizzazione dalla Direzione/Ufficio Operazioni dell'ENAC competente per territorio. Esso è definito in sede di rilascio ed è costituito da un certo numero di verifiche ispettive (audit e ispezioni), pianificati (ordinari) e non (straordinari), in funzione delle dimensioni e delle capacità produttive dell'impresa, degli eventuali subfornitori utilizzati, dell'esperienza maturata nella sorveglianza su imprese similari e delle approvazioni possedute (incluse quelle estere per le quali ENAC assolve obblighi collegati ad eventuali accordi BASA) al fine di accertare che l'impresa sia in grado di garantire la continua rispondenza a tutti i requisiti normativi applicabili e al rispetto delle procedure approvate.

Fermo restando al momento quest’obbligo, la frequenza con cui l'impresa è sottoposta a sorveglianza può essere modulata da Enac sulla base di una sistematica valutazione del profilo di rischio specifico per l'impresa determinato valutando sia il livello di rispondenza alla normativa dimostrato dall'impresa nei precedenti periodi di sorveglianza che dalla valutazione dei rischi associati alle specificità operative e organizzative dell'impresa in questione.

Quanto sopra (a partire dal 2 dicembre 2022 per le organizzazioni che hanno dato attuazione all’SMS), sarà valutato da ENAC anche in accordo al paragrafo 145.B.305 (d)&(e) e relative AMC/GM. L’intervallo, in questo contesto, può essere esteso da ENAC a 36 o 48 mesi al verificarsi di determinate condizioni (ad es. sulla base di una sistematica valutazione del profilo di rischio specifico per l'impresa determinato valutando sia il livello di rispondenza alla normativa dimostrato dall'impresa nei precedenti periodi di sorveglianza che dalla valutazione dei rischi associati alle specificità operative e organizzative dell'impresa in questione); una volta estesa, la durata del ciclo di
sorveglianza può poi essere ridotta qualora ENAC determini dalla sorveglianza effettuata una decadenza delle prestazioni di sicurezza dell’impresa).

Se contestualmente l’impresa possiede una approvazione FAA secondo FAR 145, e/o TCCA secondo CAR 573, e/o ANAC secondo RBAC 145 (Pagina in costruzione), il piano di sorveglianza include verifiche ispettive sul rispetto da parte dell’impresa delle special conditions/regulatory requirements e delle procedure contenute nei relativi supplement al MOE richieste dall’applicabile BASA/MAG sottoscritto con la UE. Tali verifiche possono aver luogo in  interventi programmati ad hoc o combinate con quelle dedicate alla verifica della rispondenza ai requisiti della Parte 145 e alle relative procedure del MOE.

Tale piano si basa sull'effettuazione, in modo sistematico, di audit e ispezioni (a volte anche senza preavviso o con preavviso minimo):

1. sull'organizzazione e le infrastrutture, e le attrezzature di supporto
2. sulla qualificazione e addestramento del personale,
3. sulle procedure,
4. sui processi,
5. sulla documentazione tecnica,
6. sulle registrazioni,
7. sui subfornitori, e
8. sui prodotti, le parti e gli equipaggiamenti,
9. sui privilegi basici e opzionali, oggetto dell'approvazione.

Il team nel periodo di sorveglianza effettua le verifiche, prescritte al § 145.B.30 (o al § 145.B.300, a partire dal 2 dicembre 2022 per le organizzazioni che hanno dato attuazione all’SMS) e relative AMC, per determinare:

• la rispondenza del sistema qualità aziendale o dei processi organizzativi ai requisiti applicabili,
• che l'organizzazione dell'impresa operi in conformità al manuale approvato/accettato,
• l'efficacia delle procedure descritte nel manuale d'impresa,
• che l'organizzazione mantenga lo standard richiesto nell’esecuzione e delibera della manutenzione o nell'erogazione dei servizi nelle basi di manutenzione principali, sulle basi di manutenzione di linea (line stations) e presso i subfornitori,
• la corretta gestione da parte dell'impresa, nel corso del biennio di mantenimento, delle "indirect approvals" (o come e quando applicabile delle modifiche che non richiedono la preventiva approvazione da parte di ENAC) se tale prerogativa è prevista nelle procedure del manuale dell'impresa (ad es. per la gestione della capability list, variazioni del manuale, ecc.)
• l'efficacia del sistema qualità dell'impresa, ovvero, a partire dal 2 dicembre 2022 per le organizzazioni che hanno dato attuazione all’SMS, l’operatività, l’efficacia e quindi le prestazioni dell’SMS rivalutandone, come e se necessario, l’adeguatezza, particolarmente dopo l’introduzione di modifiche significative,
• gli standard attuativi delle procedure approvate, attraverso audit a campione sui processi, prodotti e i privilegi inclusi nella Specifica delle Approvazioni, e
• l'attuazione di appropriate misure di sicurezza imposte dall'autorità competente come previsto ai punti 145.B.135, lettere c) e d).

Le verifiche di cui sopra sono descritte da ENAC in un programma di sorveglianza che è sviluppato tenendo conto della natura specifica dell'impresa, della complessità delle sue attività, dei risultati delle precedenti attività di certificazione e/o di sorveglianza, e si basa sulla valutazione dei rischi associati. All’interno del ciclo di sorveglianza sono comprese le attività descritte nel paragrafo 145.B.30 (o al § 145.B.305, a partire dal 2 dicembre 2022 per le organizzazioni che hanno dato attuazione all’SMS) e relative AMC.

Quando necessario sono effettuati degli audit non pianificati, per investigare, ad esempio:

• le cause all'origine dei rilievi ricorrenti, la cui non conformità può determinare, se non tempestivamente corretta, delle unsafe conditions,
• le segnalazioni di inconveniente grave e/o incidente,
• le segnalazioni pervenute da altri team di certificazione (ad es. Omologazione, DOA, Parte 145, ACAM, SANA/SAFA) le cui risultanze possono identificare non conformità a carico dell'impresa o dall'Agenzia o da altre Autorità di Stati membri / associati o terzi,
• le modifiche variazioni significative alla portata delle abilitazioni, o all'organizzazione.

Il piano di sorveglianza quindi è periodicamente rivalutato, dal TL di concerto con i TM, in corrispondenza dell'avvio di ogni biennio di sorveglianza, e mantenuto costantemente aggiornato sulla base delle:

• modifiche significative, eventualmente intervenute nell‟approvazione del‟impresa (ad. es. variazione delle abilitazioni, nuovi stabilimenti, nuovi prodotti, nuovi privilegi);
• novità / modifiche regolamentari che possono avere ricadute sui requisiti applicabili;
• risultanze dell‟analisi sull'esperienza in servizio e delle segnalazioni inconvenienti (ad es. customer claims, occurrence reporting system esterno ed interno, visite di standardizzazione, ACAM, ispezioni SANA/SAFA, ecc.);
• iniziative speciali (safety initiatives) derivanti dallo State Safety Programme.

I risultati degli Audit e la loro gestione

Comunicazione dei risultati degli Audit

Tutte le non conformità emerse, con la loro classificazione preliminare, saranno presentati all'impresa nel corso della riunione finale a conclusione dell'audit. Il personale dell'impresa che ha partecipato all'audit potrà fornire tutti i chiarimenti che riterrà necessari. I rilievi saranno trasmessi formalmente dal team leader all'impresa, entro le tempistiche previste per i rilievi di livello 1 e 2 nella sezione B della Parte 145.

Azioni dell'impresa

L'impresa deve analizzare tutte le non conformità notificate da Enac, identificarne la causa ultima e, infine determinare l'appropriato piano di azioni correttive da proporre all'approvazione di Enac (vedi 145.A.95(a) e relative AMC/GM). Il responsabile Enac dell'audit ne valuta i contenuti e, se soddisfatto, notifica l'approvazione del suddetto piano all'impresa. Quest'ultima lo adotta nei termini e nei modi concordati. In presenza di comprovate esigenze e di un credibile nuovo piano di implementazione predisposto dall'impresa, Enac può valutare e accordare, di norma una sola volta, una modifica dei termini di attuazione di una o più azioni correttive.

Con il Regolamento (UE) 2021/1963, è stata introdotta la possibilità per l’autorità competente di notificare per iscritto all’impresa delle Osservazioni (observations) quando ricorrono le condizioni di cui al paragrafo 145.B.350(f). L’impresa è tenuta a gestire queste osservazioni in un’ottica di miglioramento continuo, seguendo un processo similare a quello della gestione delle non conformità, registrando l'analisi effettuata e le relative risultanze, quali ad es. le azioni intraprese o le ragioni per non intraprendere azioni, senza bisogno di notificarle ad ENAC.

L'ispettore incaricato effettua quindi un monitoraggio sui contenuti di queste valutazioni nel corso della sorveglianza pianificata (nella modalità ritenuta più opportune ed efficace) o , se ne emergono i presupposti, anche con un intervento ad hoc.

Tale attività serve per poter eventualmente dare attuazione a quanto indicato al secondo capoverso del punto (a) della GM1 145.B.350(f) Findings and corrective actions; observations, ossia quella di convertire le osservazioni in finding di livello 2 qualora si accorga che il processo di gestione delle "osservazioni" non è gestito correttamente o è trascurato.

Verifica delle azioni correttive

La corretta attuazione del piano delle azioni correttive e l'efficacia delle stesse, è oggetto di monitoraggio da parte del responsabile Enac dell'audit. Sono effettuate verifiche di follow up nei casi in cui il responsabile Enac dell'audit lo ritiene necessario, per poter confermare l'effettiva chiusura / efficacia del rilievo.

La chiusura del rilievo può avere luogo da parte di Enac solo dopo che l'impresa ha fornito adeguata evidenza oggettiva dell'effettiva attuazione delle azioni correttive nei tempi concordati.

In caso di non osservanza di quanto sopra da parte dell'impresa o di oggettiva impossibilità di raggiungere un accordo tra Enac e l'impresa sul contenuto e sulle modalità di attuazione di un congruo piano di azioni correttive, Enac adotta i provvedimenti richiesti dalla Parte 145 (e/o come necessario dai BASA/MAG applicabili) in accordo a quanto descritto rispetto a sospensione, limitazione e revoca dell'approvazione Parte 145 nei paragrafi applicabili della Sezione B della normativa Parte 145 (in accordo al §145.B.45 o, a partire dal 2 dicembre 2022, al §145.B.45.

Mantenimento dell’approvazione

Una volta che l’ispettore professionista incaricato dalla Direzione/Ufficio Operazioni dell'Enac competente per territorio ha completato in modo soddisfacente il programma di sorveglianza, stabilito per l’impresa nel biennio, esso emette, ogni 24 mesi dalla data del rilascio, un rapporto di raccomandazione per il mantenimento della validità dell’approvazione.

Se contestualmente l’impresa possiede anche un’approvazione FAA secondo FAR 145, e/o TCCA secondo CAR 573, e/o ANAC secondo RBAC 145 (pagina in costruzione), l’ispettore professionista incaricato, una volta completato in modo soddisfacente le verifiche di rispondenza contenute nel programma di sorveglianza e pertinenti a tali approvazioni e avendo ricevuto le appropriate documentazioni dall’impresa, procede con gli adempimenti richiesti per il rinnovo anche di queste approvazioni in accordo alle previsioni del relativo BASA-MAG.