Definizione: agente regolamentato è vettore aereo, agente, spedizioniere o qualunque altro soggetto che garantisce l‘effettuazione di controlli di sicurezza sulle merci o sulla posta.

Status: lo status di agente regolamentato viene formalmente attribuito mediante l‘inserimento del nominativo del soggetto nel Database "UE" e con il rilascio di un codice alfanumerico specifico. La qualità di agente regolamentato iscritto in tale database ha validità per tutti gli Stati membri dell‘Unione europea.

Approvazione: l‘agente regolamentato è approvato dall‘ENAC.

Gestore e/o agente di handling: il gestore aeroportuale e/o l‘agente di handling necessitano della qualifica di agente regolamentato nel caso in cui accettino e trattino spedizioni di merci/posta per essere caricate a bordo.

Domanda di approvazione di agente regolamentato e relativa documentazione: il soggetto che intende ottenere la qualifica di agente regolamentato deve presentare la domanda di approvazione all‘Enac, Direzione Territoriale nel cui ambito di competenza territoriale insiste la sede legale della società. La domanda di approvazione, sottoscritta dal legale rappresentante, deve contenere l‘indicazione dei seguenti elementi:

• ragione sociale della ditta/società richiedente
• sede legale della ditta/società richiedente
• numero e ubicazione dei siti di cui si richiede l‘approvazione
• nominativo del responsabile nazionale della sicurezza
• nominativo del responsabile della sicurezza di ogni sito con i relativi indirizzi di posta elettronica e recapiti telefonici 
• elenco nominativo del personale (nome cognome, data di nascita e codice fiscale)
• numero di eventuali soggetti diversi dal responsabile della sicurezza, distinti per singolo sito, per i quali si richiede l‘abilitazione all‘accesso al database UE

La domanda deve essere corredata dalla seguente documentazione:

• dichiarazione di iscrizione alla Camera di Commercio dal quale devono risultare i nominativi e le generalità dei componenti della società, incluso il rappresentante legale;
• attestati di formazione, effettuata secondo quanto prescritto dal cap.11 del Regolamento (UE) 2015/1998, del personale che tratta la merce/posta aerea, dei responsabili e referenti per la sicurezza e delle persone incaricate di eseguire i controlli interni di qualità;
• dichiarazione di eventuali rapporti con altro Agente regolamentato o altro soggetto che effettua in subappalto i controlli di sicurezza; 
• copia del programma di sicurezza per tutti i siti per i quali è richiesta l‘approvazione, nonché le modalità del controllo interno di qualità;
• dichiarazione d‘impegni - Agente regolamentato di cui all‘Appendice 6-A del Regolamento (UE) 2015/1998, sottoscritta dal legale rappresentante del richiedente o dal responsabile della sicurezza;
• se applicato, copia della dichiarazione del trasportatore di cui all‘Appendice 6-A del Regolamento (UE) 2015/1998, sottoscritta dal legale rappresentante della società.

Certificazione AEO: qualora un soggetto richiedente l‘approvazione come agente regolamentato sia titolare di certificazione AEO, l‘Enac tiene conto degli elementi già valutati dall‘Agenzia delle Dogane ai fini del rilascio dell‘approvazione come agente regolamentato quali:

• protezione del sito operativo
• protezione della merce/posta

Provvedimento di approvazione di agente regolamentato: la Direzione Aeroportuale Enac, presso la quale è stata presentata la domanda, effettuati tutti gli accertamenti necessari per la verifica di conformità del richiedente ai requisiti dei Regolamenti 300/2008 e 2015/1998, nonché a quanto prescritto dal PNS, qualora l‘esito sia positivo, emette il provvedimento di approvazione trasmettendolo alla Direzione Centrale Economia e Vigilanza Aeroporti dell‘Enac, che provvede, entro il giorno lavorativo successivo, a registrare le coordinate dell‘Agente nella "Banca dati UE degli agenti regolamentati e dei mittenti conosciuti" e ad attribuire ad ogni sito riconosciuto un codice alfanumerico identificativo unico nel formato standard.

I responsabili della sicurezza dei singoli siti approvati ricevono, tramite posta elettronica, una comunicazione contenente:

• il codice alfanumerico identificativo specifico attribuito,
• l‘username e la password per l‘accesso al database,
• eventuali password (criptate) per l‘accesso al database da parte del personale diverso dal responsabile della sicurezza.

Elementi di non conformità: qualora dal procedimento di accertamento e verifica dovessero emergere elementi di non conformità, la Direzione Aeroportuale Enac presso la quale è stata presentata la domanda ne notifica immediatamente le ragioni al soggetto che ha richiesto l‘approvazione come agente regolamentato, assegnando un termine non superiore a 60 giorni per il rientro dalle non conformità riscontrate. Tale termine, in caso di interventi particolarmente complessi, può essere prorogato dalla Direzione Aeroportuale Enac a seguito di documentata richiesta dell‘interessato per non oltre ulteriori 60 giorni.

Al termine del periodo assegnato, qualora permangano elementi di non conformità, la domanda è considerata respinta, senza possibilità per il richiedente di recupero delle somme versate a titolo di diritti di certificazione, ed è archiviata.

Acquisizione della qualifica di agente regolamentato: solo dalla data di inserimento nella "Banca dati UE degli agenti regolamentati e dei mittenti conosciuti" il soggetto interessato acquisisce la qualifica di agente regolamentato.

Responsabile Nazionale per la Sicurezza di un agente regolamentato: il responsabile Nazionale per la Sicurezza di un agente regolamentato può essere anche un soggetto esterno alla stessa società, a condizione che l‘incarico abbia carattere di esclusività.

Un agente regolamentato deve nominare per ogni sito operativo un referente locale, con la funzione di responsabile dell‘attuazione del Programma di Sicurezza presentato.

Qualora il gestore aeroportuale sia agente regolamentato, il referente locale può coincidere con il Security Manager.

Durata dell'approvazione della qualifica di agente regolamentato: la qualifica di agente regolamentato ha la durata di cinque anni a decorrere dal giorno in cui le sue coordinate sono state inserite nella Banca dati UE degli agenti regolamentati e dei mittenti conosciuti. Per il rinnovo della qualifica, l‘agente regolamentato deve presentare, almeno 90 giorni prima della scadenza, alla Direzione Aeroportuale Enac nel cui ambito di competenza territoriale insiste la sede legale della società, una domanda corredata della documentazione di seguito riportata:

• la dichiarazione d‘impegni, di cui all‘Appendice 6-A del Regolamento (UE) 2015/1998, firmata dal rappresentante legale o dal Responsabile Nazionale per la Sicurezza; 
• il nominativo del Responsabile Nazionale della Sicurezza;
• l‘elenco dei siti operativi, aeroportuali e non, per i quali si intende confermare lo status di agente regolamentato con l‘indicazione dei rispettivi referenti locali;
• una dichiarazione attestante la formazione e l‘aggiornamento professionale di tutto il personale che tratta la merce/posta aerea, compresa quella del responsabile e dei referenti per la sicurezza e delle persone incaricate di eseguire i controlli interni di qualità, secondo le previsioni di cui al capitolo 11 del PNS;
• il Programma di Sicurezza aggiornato;
• la ricevuta di versamento dei diritti di certificazione secondo il Regolamento per le Tariffe dell‘Enac.

Ai fini del rinnovo dell‘approvazione la Direzione Aeroportuale Enac competente verifica il mantenimento dei requisiti prescritti. Se la verifica è positiva, la Direzione Aeroportuale riporta il rinnovo dell‘approvazione nella Banca dati UE degli agenti regolamentati e dei mittenti conosciuti.

Sospensione, revoca, decadenza della qualifica di agente regolamentato: L‘approvazione di agente regolamentato per il sito specificato può essere sospesa dalla Direzione Aeroportuale ENAC competente, con provvedimento motivato, nei casi di:

• temporanea perdita dei requisiti previsti per il rilascio,
• inosservanza delle disposizioni normative,
• gravi negligenze riscontrate durante l‘attività di controllo effettuata dall‘Enac.

La Direzione Aeroportuale Enac notifica immediatamente il provvedimento di sospensione all‘agente regolamentato, assegnando un termine non superiore a 60 giorni per il rientro dalle non conformità riscontrate. Tale termine, in caso di interventi particolarmente complessi, può essere prorogato dalla Direzione Aeroportuale ENAC, a seguito di documentata richiesta dell‘interessato, per non oltre ulteriori 60 giorni.

Al termine del periodo assegnato, qualora permangano elementi di non conformità, la Direzione Aeroportuale Enac può disporre la revoca dell‘approvazione nei casi di:

• rilascio di false informazioni tese ad ottenere l‘approvazione;
• mancata notifica all‘ENAC di variazioni sostanziali che alterino lo standard di sicurezza accertato;
• rilascio di falsa dichiarazione sull‘avvenuto controllo delle spedizioni;
• mancato rientro, per il singolo sito, nei tempi indicati da Enac, dalle non conformità riscontrate durante le attività di controllo.

L‘approvazione di agente regolamentato decade nei casi di:

• fallimento,
• cessazione attività.

La sospensione, la revoca e la decadenza disposte sono registrate, subito dopo l‘emissione e in ogni caso entro le 24 ore, nella Banca dati UE degli agenti regolamentati e dei mittenti conosciuti.

Ricorsi: avverso il provvedimento di sospensione è ammesso, entro 30 giorni dalla notifica, ricorso gerarchico all’Enac, Direzione Centrale Economia e Vigilanza Aeroporti che, con provvedimento motivato, decide entro 30 giorni dalla ricezione se rigettarlo o accoglierlo. La mancata decisione sul ricorso entro il termine previsto costituisce rigetto del ricorso.

Come alternativa al ricorso gerarchico è consentito il ricorso al T.A.R. competente per territorio del luogo di emanazione del provvedimento di sospensione.

Avverso il provvedimento di revoca ovvero di rigetto del ricorso per i provvedimenti di sospensione è ammesso ricorso al T.A.R.

Ispezioni ENAC: l‘Enac può effettuare in qualsiasi momento, tramite i propri ispettori, verifiche sull‘applicazione delle misure previste dal capitolo 6 del Regolamento (UE)  2015/1998.