Nel caso in cui l’impresa abbia richiesto la transizione all’approvazione secondo Parte CAO, le modifiche all’approvazione sono gestite in accordo a quanto previsto nella specifica fase/sottofase del processo di transizione alle nuove approvazioni secondo Parte CAO

AVVERTENZA: Nell’ambito dell’applicazione del processo di transizione sopra richiamato (quando questo è applicabile, ossia per impresa con abilitazioni solo per aeromobili diversi da CMPA non usati da titolari di licenza secondo Reg.(CE) 1008/2008), nel momento in cui ENAC rilascia all’impresa di manutenzione, il certificato di approvazione in accordo alla Parte CAO, l’impresa interessata è chiamata a restituire il proprio certificato EASA Form 3-145. Di conseguenza decadono, e devono essere restituite modificando al contempo come necessario le procedure e la manualistica aziendale, tutte le eventuali certificazioni/approvazioni/riconoscimenti da essa possedute in virtù del possesso dell’approvazione secondo Allegato II (Parte 145) al Regolamento (UE) 1321/2014, incluse quindi quelle ottenute nell’ambito dell’applicazione delle previsioni degli accordi BASA EU-USA , EU-CANADA e EU-BRAZIL e nei relativi MAG (tutti tali accordi hanno come presupposto il possesso da parte dell’impresa di manutenzione di una approvazione secondo Allegato II (Parte 145) al Regolamento (UE) 1321/2014). Ne consegue che, dal medesimo momento, l’impresa non ha più il dritto di esercitare i privilegi connessi a quest’ultime approvazioni incluso, quando applicabile, il privilegio di poter emettere, se ne ricorrono le condizioni, un EASA Form 1 dual release per le parti in abilitazione.

Il paragrafo 145.A.85 identifica le modifiche/variazioni che l'impresa approvata Parte 145 deve notificare, ad eccezione dei casi di provata impossibilità, alla Direzione/Ufficio Operazioni dell'Enac competente per territorio prima che esse entrino in vigore al fine di consentire ad Enac di verificare il continuo rispetto dei requisiti della Parte 145 della Parte M e come applicabile alla Parte ML. In caso di proposte di variazione per il personale che non fossero note in anticipo alle persone responsabili delle funzioni chiave dell'impresa, queste devono essere notificate al più presto possibile

La tabella "Modifiche all'approvazione Parte 145" identifica alcune delle possibili casistiche, e le relative modalità di notifica.

Il paragrafo 145.A.85 identifica le modifiche/variazioni all’organizzazione in due differenti raggruppamenti, ossia quelle che:

1. richiedono un’approvazione preventiva (o nel caso di impresa che non ha ancora implementato l’SMS, quelle che non possono essere gestite dall’impresa nell’ambito della procedura del MOE per l’approvazione indiretta delle modifiche) da parte di ENAC (rif. 145.A.85(a) e quelle identificate nella GM1 145.A.85(a)(1), GM2 145.A.85(a)(2) e GM1 145.A.85(b)) e per le quali l’impresa deve presentare una richiesta di approvazione usando il modello EASA Form 2, alla Direzione/Ufficio Territoriale dell'Enac competente per territorio, prima che esse entrino in vigore (145.A.85(b)). Le tempistiche di presentazione sono esplicitate nell’AMC1 145.A.85. Alla domanda deve essere allegata tutta l’appropriata documentazione a supporto. Ciò al fine di consentire ad Enac di accertare, tramite attività di verifica da svolgere preventivamente e secondo tipologie e metodologie ritenute appropriate (ad es. ispezioni di prodotto, audit di processo ecc. o in loco, da remoto o desktop), il continuo rispetto dei requisiti del Regolamento (UE) 2018/1139, della Parte 145, della Parte M e come applicabile della Parte ML, e come necessario modificare il relativo Certificato e/o associate Condizioni di Approvazione (pagina 2 del certificato), ovvero altre documentazioni, e/o definire quando applicabile le condizioni che devono essere rispettate da parte dell’impresa per poter continuare ad operare durante l’introduzione della modifica. In caso di proposte di variazione per le persone responsabili delle funzioni chiave dell'impresa (145.A.30.(b), (c) & (ca)) che non fossero note in anticipo, queste devono essere notificate (insieme alla designazione dei loro deputy)  al più presto possibile per consentire ad ENAC di effettuare le verifiche di continua rispondenza alla normativa. La modifica deve essere attuata dall’impresa solo dopo aver ricevuto la formale approvazione da parte di ENAC in accordo al 145.B.330. L’impresa deve operare nel rispetto delle condizioni eventualmente indicate da ENAC nel periodo in cui queste variazioni sono attuate dall’impresa; 
2. non richiedono un’approvazione preventiva (o nel caso di impresa che non ha ancora implementato l’SMS, quelle che possono essere gestite dall’impresa nell’ambito della procedura del MOE per l’approvazione indiretta delle modifiche) da parte di ENAC (rif. 145.A.85(c)) prima di diventare operative e che l’impresa può essere autorizzata a controllare attraverso l’apposita procedura, concordata con ENAC, stabilita nel MOE (rif. 145.B.310(h)), nella quale sono identificate:
   
   a) la tipologia di queste modifiche, con le relative limitazioni, 
   b) le modalità di gestione e di notifica delle stesse all’autorità.
   
   Queste sono tutte quelle modifiche riguardanti le sedi, le infrastrutture, gli equipaggiamenti, gli strumenti, i materiali, le procedure, lo scope of work e lo staff che non rientrano tra quelli identificate nei punti 145.A.85(a) & (b) e relative AMC/GM. L’impresa approvata 145 deve comunque notificare queste variazioni alla Direzione /Ufficio ENAC responsabile della sua sorveglianza entro un ragionevole lasso di tempo dalla data in cui queste variazioni hanno luogo (15 giorni lavorativi sono considerati di norma da ENAC un periodo adeguato al fine di permettere al team ENAC responsabile della sorveglianza di valutare la rispondenza ai requisiti applicabili, in accordo al requisito 145.B.330(e), e assumere le determinazioni appropriate nel caso in cui si determini inosservanza ai termini della procedura). La possibilità di consentire all’impresa di far uso di una tale procedura dipende dalle performance dell’impresa e dalla capacità che la stessa dimostra nella gestione delle modifiche e variazioni all’organizzazione in accordo alla normativa applicabile; quindi l’uso delle prerogative di questa procedura è di norma limitato da ENAC durante il primo periodo di sorveglianza (vedi GM1 145.A.85) dal rilascio dell’approvazione (o dall’introduzione dell’SMS nella fase di transizione dalla vecchia approvazione che non lo prevedeva), tenendo anche delle eventuali situazioni per le quali era stata approvata all’impresa la procedura  indirect approval delle variazioni del MOE.

Il processo di modifica dell'approvazione segue, per quanto applicabile e con criteri di analogia, le fasi del processo di rilascio dell'approvazione.

Nel periodo di tempo in cui la modifica soggetta a prior approval è implementata, ENAC può prescrivere le condizioni in accordo alle quali l'impresa CAMO può operare durante le modifiche nel rispetto dei requisiti applicabili, salvo che non identifichi le condizioni, per la natura e la portata delle modifiche richieste, per cui sia necessario che l'approvazione venga sospesa.

Come fare la domanda/notifica?

Per la modifica dell'approvazione secondo Parte 145, le imprese interessate dovranno presentare, alla Direzione/Ufficio dell'Enac competente per territorio o per tipologia di impresa:

1. la relativa domanda (Modello 2 AESA) o
2. la notifica firmata dal legale rappresentante dell'impresa o suo delegato. Quest’ultime devono comunque essere notificate alla Direzione Enac competente responsabile della sua sorveglianza secondo le tempistiche riportate nel precedente punto 2.

La domanda o la notifica (Nota 1) devono essere correttamente compilate/formulate e complete in ogni loro parte/contenuto informativo (Nota 2), inclusa la documentazione allegata. L'efficacia e l'efficienza con cui progredisce il successivo processo di certificazione ENAC, dipende in buona parte dalla qualità, dalla completezza e dalla congruità delle informazioni contenute e allegate alla domanda/notifica. La non completezza della domanda/notifica e della documentazione allegata può causare il rigetto della domanda/notifica.

Per le abilitazioni fare riferimento a quanto riportato al riguardo nella pagina "Rilascio dell'Approvazione".

NOTA 1: Un'organizzazione che desidera introdurre modifiche, alcune delle quali richiedono l'approvazione preventiva da parte di ENAC e altre sono soggette al regime di notifica, deve gestire le modifiche separatamente (può prima notificare le modifiche che può apportare in autonomia e successivamente, richiedere l'approvazione di ENAC per le modifiche che devono essere approvate dall'autorità oppure procedere in ordine inverso; in nessun caso può essere presentata all'approvazione di ENAC una richiesta che contenga modifiche di entrambi i tipi).

NOTA 2: l’impresa dovrebbe gestire (in particolare quelle che hanno implementato l’SMS) i rischi associati (AMC2 145.A.85) a qualsiasi variazione tenendo conto di quanto indicato nel punto (e) della AMC1 145.A.200(a)(3). Per le variazioni che richiedono un’approvazione da parte di ENAC prima di poter essere implementate (changes requiring prior approval), l’impresa dovrebbe condurre un risk assessment che deve essere fornito ad ENAC qualora lo richieda.

Che cosa devo includere nella Domanda/Notifica?

La pagina "Allegati alla domanda modello 2 AESA / notifica della variazione AMO-145 descrive la documentazione che tipicamente deve essere inviata contestualmente dal richiedente.

Se si detiene anche un’approvazione FAA secondo FAR 145 e/o TCCA secondo CAR 573 e/o ANAC secondo RBAC 145, queste approvazioni di norma dovranno normalmente riflettere le variazioni introdotte nella approvazione Parte 145. La Vostra impresa deve quindi produrre la necessaria modulistica e documentazione richiesta dai rispettivi processi di modifica delle approvazioni previsti in accordo alle appropriate sezioni del MAG associato al relativo BASA sottoscritto con la UE.

Cosa accade successivamente?

Di seguito sono riassunti i principali passaggi del processo (il processo in linea di massima seguirà per quanto applicabile gli step del processo per il rilascio iniziale):

1. Alla ricezione della Domanda/notifica, la Direzione/Ufficio dell'Enac competente per territorio o sullo specifico caso assegna la richiesta al relativo team Leader (ispettore incaricato-TL), assegnato all'Impresa.

2. Il team incaricato effettuerà una valutazione iniziale della domanda, del MOE e della restante documentazione allegata e si metterà in contatto con l'impresa per eventuali chiarimenti preliminari, per confermare l'accettabilità della domanda e la convocazione se necessario di un incontro. Nel caso della notifica spedita dall’impresa in applicazione del § 145.A.85(c), il TL può decidere se effettuare subito, sul pacchetto ricevuto (in particolare nel primo ciclo di sorveglianza dopo il rilascio dell’approvazione), le verifiche di cui al §145.B.330(e) assumendo le conseguenti determinazioni, ovvero se archiviarlo per effettuarle in un secondo momento durante la normale attività di sorveglianza pianificata nel corrente ciclo di sorveglianza. In nessun caso ENAC procederà all’approvazione di una modifica che rientra tra quelle del §145.A.85(c), ricadente all’interno dei termini e limitazioni concordati nella procedura per la gestione di queste modifiche.

3. Il team, come applicabile in funzione del fatto che non si sia ancora implementato l’SMS richiesto dal regolamento (UE) 2021/1963, ovvero che la modifica che si sta analizzando riguarda quest’ultima implementazione, o in ultimo riguardi una modifica dei ruoli post implementazione dell’SMS, esaminerà la qualificazione (rif. 145.A.30(cc)) del nuovo personale responsabile (nominated persons o altri ruoli, rif. come applicabile, ad es., a 145.A.30(b), 145.A.30(c) (questo si riferirà al ruolo del QM, se l’impresa non ha ancora implementato l’SMS), 145.A.30(ca) (applicabile solo per o dopo l’implementazione SMS), AMC1 145.A.30(b), GM1 145.A.30(b), AMC1 145.A.30(c);(ca), AMC1 145.A.30(cc), 145.A.30(e), 145.A.30(f) ecc. e relative AMC e GM) ed effettuerà di norma colloqui con i candidati proposti. La necessità, la portata e le finalità del colloquio saranno decise dal TL sulla base delle risultanze dell'analisi della qualificazione posseduta dai candidati riportata dall’impresa nel modello Modello ENAC 4-OPS/FCL/CAW/IAW. L'accettazione è formalizzata attraverso l’approvazione del MOE. Nel caso in cui l'impresa richieda di poter esercitare i privilegi consentiti dalla normativa e connessi ad attività non correlate direttamente all'esecuzione della manutenzione (ad es. esecuzione della revisione dell'aeronavigabilità degli aeromobili (rif. n. ML.A.903), iI team effettuerà le necessarie attività di verifica della qualificazione e delle competenze del personale assegnato in accordo ai pertinenti requisiti (vedi 145.A.30 (k)/145.A.37 e relative AMC /GM).
    
4. Una volta che sono stati completati, in modo soddisfacente, le precedenti verifiche di dettaglio sulla Manualistica (MOE e altre documentazioni associate), sull'organizzazione proposta, sui processi di qualificazione del personale manutentivo e sulle verifiche effettuate dall'impresa, Il TL e i membri del team effettueranno una o più verifiche a fronte dei requisiti applicabili in relazione alla variazione richiesta presso le sedi richieste (sedi di infrastrutture di manutenzione di base e linea), e presso gli eventuali subfornitori sotto contratto operanti sotto il sistema di gestione (o qualità fino all’implementazione dell’SMS), al fine di accertare la rispondenza dell'impresa ai requisiti normativi applicabili in relazione alla modifica (NOTA 3), inviando le eventuali non conformità riscontrate nel corso delle verifiche. Il team sarà accompagnato per le verifiche da una persona responsabile dell'impresa (ad es. Compliance Monitoring Manager (o come applicabile QM), AM, Safety Manager, PHs ecc.), al fine di garantire che l'impresa sia a conoscenza in tempo reale di ogni rilievo emerso (il team può avere un incontro iniziale con il settore oggetto dell’audit in cui si illustra la finalità della verifica e un incontro finale in cui si illustrano gli esiti). Nel corso di queste verifiche (preferibilmente durante i meetings di apertura e di chiusura) il team incontrerà l'Accountable Manager, in particolare se variato, per le finalità stabilite dalla parte 145 (rif. 145.B.20(4)). Come applicabile o richiesto dalle peculiarità del caso, il team può richiedere di incontrare almeno una volta l'Accountable Manager, in particolare se variato o in presenza di modifiche significative, per le finalità stabilite dalla parte 145;
   
   NOTA 3: Nel caso la modifica riguardi l’implementazione dell’SMS, il team di investigazione e sorveglianza, deve aver verificato che i relativi processi siano come minimo "Presenti" e "Idonei" e sia riscontrato un concreto commitment dell’organizzazione ad implementarli (la verifica della loro operatività ed efficacia sarà valutata nel primo ciclo di sorveglianza una
   volta che l’organizzazione avrà iniziato ad attuarli in concreto), in modo che tutti gli elementi
   richiesti/idonei che possano “attivare” un SMS operativo siano implementati dall'organizzazione. In questa fase iniziale di certificazione, gran parte della valutazione SMS potrebbe essere effettuata mediante una revisione desktop della relativa documentazione del sistema di gestione/SMS.
    
5. Se sono state riscontrate delle non conformità durante le suddette verifiche, queste sono notificate per iscritto. Tutte le non conformità notificate devono essere analizzate dall'impresa, identificando e concordando con il TL le relative azioni correttive, e confermando allo stesso l'effettiva implementazione delle stesse. Eventuale ulteriori visiti di follow-up possono essere richieste dal TL.
    
6. Una volta che le non conformità riscontrate durante le verifiche ispettive (audit), relative alla domanda presentata, sono state chiuse in modo ritenuto soddisfacente, il TL redigerà un rapporto di raccomandazione per la propria struttura ai fini del rilascio dell'approvazione e modificherà come necessario il piano di sorveglianza biennale.
    
7. L'impresa può iniziare ad effettuare e rilasciare in servizio attività manutentive dopo che avrà ricevuto le relative certificazioni/autorizzazioni rilasciate da Enac in accordo alle prerogative dei requisiti applicabili, e solo dopo aver verificato che sono ad essa disponibili, nel rispetto dei requisiti applicabili e delle procedure approvate, tutte le necessarie infrastrutture, gli equipaggiamenti, le attrezzature, i materiali, i dati di manutenzione, i Certifying/Support Staff (come applicabile), gli Airworthiness Review Staff (quando applicabile), e il personale richiesto opportunamente qualificati e come necessario in possesso delle approvate autorizzazioni/licenze.

La durata massima del processo di approvazione è fissata nel Regolamento ENAC su "lndividuazione dei termini dei procedimenti amministrativi ENAC di competenza dell'Ente Nazionale per l'Aviazione Civile". Tale limite di tempo è applicabile se insieme alla domanda viene presentata tutta la documentazione richiesta ed essa è considerata accettabile dall'ENAC. La data di ricezione della domanda, qualora completa della documentazione prevista, costituisce la data di inizio del processo ai fini del calcolo della durata massima. Un ritardo nella presentazione della documentazione può comportare uno slittamento equivalente della data di inizio del processo e conseguentemente della sua conclusione. La durata massima stabilita nel regolamento può venire superata nel caso gli accertamenti evidenzino la necessità di azioni correttive.