L'inizio formale del processo e l'invio della domanda, può essere preceduto, a richiesta dell'impresa, da un incontro preliminare con la Direzione/Ufficio Operazioni dell'Enac competente per territorio. Nel corso dell'incontro verranno illustrate dall'impresa gli obiettivi perseguiti, le abilitazioni richieste e l'assetto organizzativo ipotizzato al fine di valutare l'ammissibilità generale della richiesta di certificazione. In tale riunione ENAC fornisce all'impresa le informazioni preliminare sul quadro regolamentare di riferimento, sulla documentazione che l'impresa dovrà predisporre, i contenuti e la durata* tipici del relativo processo certificativo e gli eventuali chiarimenti richiesti dall'impresa.

Per il rilascio dell'approvazione secondo Parte 145, le imprese interessate dovranno presentare, alla Direzione/Ufficio Operazioni dell'Enac competente per territorio, la relativa domanda (Modello 2 AESA) firmata dal legale rappresentante dell'impresa.

Come fare la domanda?

La domanda deve essere in bollo in accordo all'applicabile disposizione di legge correttamente compilata e completa in ogni sua parte, inclusa la documentazione allegata.

L'efficacia e l'efficienza con cui progredisce il successivo processo di certificazione ENAC, dipende in buona parte dalla qualità, dalla completezza e dalla congruità delle informazioni contenute e allegate alla domanda. La non completezza della domanda e della documentazione allegata può causare il rigetto della domanda.

Le abilitazioni, con le relative limitazioni, che possono essere riconosciute alle imprese di manutenzione approvate in accordo alla Parte 145 sono riportate nell’Appendice II della Parte 145, rif. 145.B.310(e)).

Per i tipi o raggruppamenti di aeromobili che l'impresa intende richiedere, come abilitazioni, nella domanda, l'impresa deve utilizzare le denominazioni elencate nella Appendice 1 all'allegato III (Parte 66) al regolamento (UE) n. 1321/2014.

Che cosa devo includere nella domanda?

La pagina "Allegati alla domanda modello 2 AESA - Rilascio AMO-145" descrive la documentazione che tipicamente deve essere inviata contestualmente dal richiedente.

Se contestualmente si volesse ottenere una approvazione FAA secondo FAR 145, e/o TCCA secondo CAR 573, e/o ANAC secondo RBAC 145 (pagina in costruzione), la Vostra impresa deve produrre la necessaria modulistica e documentazione richiesta dai rispettivi processi in accordo al MAG associato al relativo BASA sottoscritto con la UE.

Cosa accade successivamente?

Di seguito sono riassunti i principali passaggi del processo condotti in accordo agli applicabili requisiti della Parte 145 e, come applicabile, della Parte M o come applicabile della Parte ML.

* La durata massima del processo di approvazione è fissata nel Regolamento ENAC su "lndividuazione dei termini dei procedimenti amministrativi ENAC di competenza dell 'Ente Nazionale per l'Aviazione Civile". Tale limite di tempo è applicabile se insieme alla domanda viene presentata tutta la documentazione richiesta ed essa è considerata accettabile dall'ENAC. La data di ricezione della domanda, qualora completa della documentazione prevista, costituisce la data di inizio del processo ai fini del calcolo della durata massima. Un ritardo nella presentazione della documentazione può comportare uno slittamento equivalente della data di inizio del processo e conseguentemente della sua conclusione. La durata massima stabilita nel regolamento può venire superata nel caso gli accertamenti evidenzino la necessità di azioni correttive.

1. Alla ricezione della Domanda, la Direzione/Ufficio Operazioni dell'Enac competente per territorio identifica il team, con il relativo team Leader (ispettore incaricato-TL), assegnato alle verifiche di rispondenza dell'Impresa.

2. Il team incaricato effettuerà una valutazione iniziale della domanda, del MOE (e, come applicabile, Safety Management Manual o Management System Manual se sviluppato separatamente al MOE) con particolare riguardo al Management System stabilito dall’impresa in esso descritto, e della restante documentazione allegata (tra cui il rapporto sui risultati del pre-audit effettuato dall’impresa per la verifica di rispondenza ai requisiti della Parte 145 (vedi AMC2 145.A.15) e la relativa compliance check list. Il TL si metterà in contatto con l'impresa per eventuali chiarimenti preliminari, per confermare l'accettabilità della domanda e la convocazione della prima riunione di certificazione (partecipanti: ENAC Team, Accountable Manager e persone responsabili proposte).

3.  

NOTA 1:
Ai fini dell’implementazione dell’SMS, EASA ha reso disponibile il documento Management System Assessment Tool (la versione aggiornata di questo strumento ai requisiti della Parte 145 e della Parte 21G sta per essere finalizzata, ma l’utilizzo della attuale versione pubblicata può risultare comunque utile negli aspetti e i principi di carattere generale). Questo strumento di valutazione è concepito per essere utilizzato sia dalle autorità competenti che dalle organizzazioni, per valutare l'efficacia del proprio Sistema di Gestione/SMS, ai fini del miglioramento continuo. La valutazione risultante potrebbe essere discussa con l'autorità competente, al fine di ottenere una comprensione comune dell'efficacia del sistema di gestione/SMS. Le organizzazioni potrebbero anche utilizzare lo strumento per valutare il sistema di gestione/SMS delle organizzazioni subfornitrici.

Analogamente può risultare utile all’organizzazione richiedente consultare la documentazione resa disponibili dal Safety Management International Collaboration Group (SM-ICG) nella sezione dedicata al SMS implementation Tool con particolare riguardo ma non solo ai seguenti documenti:

1. 10 Things You Should Know About SMS
2. Attitudes and Behaviors for Effective SMS
3. Hazard Taxonomy Examples
4. SMS for Small Organizations
5. Safety Manager's Role In SMS
6. The Senior Manager's Role in SMS
7. The Frontline Manager’s Role in SMS

3. Il team esaminerà i Résumé sulla qualificazione ed esperienza dei candidati ai ruoli chiave dell’organizzazione [nominated persons o altri ruoli, rif. ad es. 145.A.30(b), 145.A.30(c), e 145.A.30(ca), 145.A.30(e), 145.A.30(cc), 145.A.30(f) ecc. e relative AMC e GM (tra cui il Safety Manager, Compliance Monitoring Manager, ecc.)], presentati utilizzando il modello ad hoc predisposto da ENAC (Mod. ENAC 4 - OPS/FCL/CAW/IAW), e reso disponibile al fine di standardizzare le modalità con cui questo avviene. Tale riesame è utilizzato per determinare le aree da approfondire durante i colloqui con i candidati. Tali colloqui possono essere effettuati in modalità da remoto o durante la(e) visita(e) on site. La portata e le finalità del colloquio con il personale responsabile saranno decise dal TL sulla base delle risultanze dell'analisi preliminare della qualificazione ed esperienza posseduta e accumulata dai candidati e da essi documentata. Nel caso in cui l'impresa richieda di poter esercitare i privilegi consentiti dalla normativa e relativi ad attività non connesse direttamente all'esecuzione della manutenzione (ad es. esecuzione della revisione dell'aeronavigabilità degli aeromobili privilegio 145.A.75(f)), iI team effettuerà le necessarie attività di verifica della qualificazione e delle competenze del personale assegnato in accordo ai pertinenti requisiti (vedi 145.A.30(e) e 145.A.30 (k)/ML.A.901/ML.A.904). L'accettazione di tale personale, al termine favorevole dei colloqui e, come applicabili, delle verifiche e accertamenti richiesti è formalizzata con l’approvazione del Manuale (MOE) che contiene le liste di tale personale descrivendo ruoli, responsabilità e, come applicabili, le abilitazioni/limitazioni riconosciute. Per l'Accountable Manager (AM) l'accettazione è fatta anch’essa con la firma del MOE e, per facilitare le valutazioni del team ai fini dell’accettazione dell’AM, l’impresa può documentare la sua qualificazione/esperienza utilizzando il modello ENAC 4 - OPS/FCL/CAW/IAW.

4. Una volta che sono stati completati, in modo soddisfacente, le precedenti verifiche preliminari sulla Manualistica, sull'organizzazione proposta (completezza e adeguatezza in funzione dello scope of word richiesto), sui processi di qualificazione del personale manutentivo e sulle verifiche effettuate dall'impresa e sull’altra documentazione presentata, il TL e i membri del team effettueranno una o più verifiche a fronte dei requisiti applicabili presso le sedi richieste (sedi di infrastrutture di manutenzione di base e linea), e presso gli eventuali subfornitori sotto contratto operanti sotto il Management System dell’impresa, al fine di accertare la rispondenza dell'impresa e del suo management system alla Parte 145, inviando le eventuali non conformità riscontrate nel corso delle verifiche (Vedi NOTA 2). Nel corso di queste verifiche il team potrà effettuare (o completare), come detto in precedenza, i colloqui con le figure chiave e le interviste ritenute necessarie con i CS/SS e con il personale tecnico dei siti visitati oltre ad effettuare le verifiche di processo e prodotto ritenute necessarie. Nel caso l'Impresa abbia richiesto il riconoscimento del privilegio aggiuntivo di cui al § 145.A.75(f), il Team, secondo le modalità previste dalle procedure ENAC, completerà le verifiche e/o le interviste sul personale proposto all’esercizio dei relativi privilegi aggiuntivi (ad es. per il personale proposto come ARS, l’esecuzione della “Airworthiness review under supervision”) secondo quanto richiesto dalla regolamentazione applicabile (§145.A.37  e relative AMC/GM) ai fini della loro accettazione che è formalizzata con l’approvazione del MOE in cui la lista nominativa degli ARS è contenuta. Il team sarà accompagnato dal Compliance Monitoring Manager o da altra persona responsabile dell'impresa da essa delegato allo scopo, al fine di garantire che l'impresa sia a conoscenza in tempo reale di ogni rilievo emerso. Nel corso di queste verifiche il team incontrerà l'Accountable Manager (preferibilmente durante i meetings di apertura e di chiusura) per le finalità stabilite dalla parte 145 (rif. 145.B.310(b)).

NOTA 2:
Prima di emettere il certificato, il team di investigazione e sorveglianza, ai fine dell’implementazione del SMS dell’impresa, deve aver verificato che i processi siano "Presenti" e "Idonei" e sia riscontrato un concreto commitment dell’organizzazione ad implementarli (la verifica della loro operatività ed efficacia sarà valutata nel primo ciclo di sorveglianza una volta che l’organizzazione avrà iniziato ad attuarli in concreto), in modo che tutti gli elementi richiesti/idonei che possano “attivare” un SMS operativo siano implementati dall'organizzazione. In questa fase iniziale di certificazione, gran parte della valutazione SMS potrebbe essere effettuata mediante una revisione desktop della relativa documentazione del sistema di gestione/SMS.

5. Se sono state riscontrate delle non conformità durante le suddette verifiche, queste sono notificate per iscritto. Tutte le non conformità notificate devono essere analizzate dal richiedente, identificando e concordando con il TL le relative azioni correttive, e confermando allo stesso l'effettiva implementazione di tali azioni. Eventuali ulteriori visite di follow-up possono essere previste dal TL sulla base delle risultanze delle verifiche.

6. Una volta che tutte le non conformità riscontrate durante le verifiche ispettive (audit), relative alla domanda iniziale presentata, sono state chiuse in modo ritenuto soddisfacente (non può essere rilasciato il Certificato in presenza di non conformità aperte), il TL redigerà un rapporto di raccomandazione per la propria struttura ai fini del rilascio dell'approvazione.

7. L'impresa può iniziare ad effettuare e rilasciare in servizio attività manutentive dopo che avrà ricevuto le relative certificazioni/autorizzazioni rilasciate da Enac in accordo alle prerogative dei requisiti applicabili, e solo dopo aver verificato che sono ad essa disponibili, nel rispetto dei requisiti applicabili e delle procedure approvate, tutte le necessarie infrastrutture, gli equipaggiamenti, le attrezzature, i materiali, i dati di manutenzione, i Certifying/Support Staff (come applicabile), gli Airworthiness Review Staff (quando applicabile), e il personale richiesto opportunamente qualificati e come necessario in possesso delle approvate autorizzazioni/licenze.